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      武漢市紙質檔案數字化實施細則
      發布時間:2020-04-08 11:42:53 瀏覽次數:

       

       

       

       

      1  制訂依據

              為規范全市紙質檔案數字化工作,確保檔案實體與數據安全,提高紙質檔案數字化成果質量,根據《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T 31-2005)、《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)、《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2015)、《檔案修裱技術規范》(DA/T25-2000)、《檔案著錄規則》(DA/T18-1999)、《湖北省紙質檔案數字化操作規程》等標準規范,制定本細則。

       

      2  適用范圍

              本細則規定了紙質檔案數字化加工的主要流程及技術指標,適用于武漢市各級綜合檔案館、部門檔案館、專業檔案館及向綜合檔案館移交檔案的黨政機關、社會團體與企業事業單位,其他單位可參照執行。

       

      3  基本原則

      3.1  統籌規劃,分步實施

             紙質檔案數字化應堅持全面有選擇的策略,確定紙質檔案數字化范圍。根據館(室)藏檔案重要程度、破損狀況、利用需求等條件進行統籌規劃,有計劃有步驟的實施。優先建立涵蓋全部館(室)藏的檔案案卷級和文件級目錄數據庫,優先數字化國家重點檔案、重要全宗檔案、涉及民生的專業檔案、高利用率檔案及破損嚴重檔案。原則上文書檔案、專業檔案、科技檔案、照片檔案及重要的會計檔案都應納入數字化范圍。紙質檔案數字化過程中應保持原有檔案全宗或目錄的完整性,不能出現零散抽取、結構不完整的情況。

       

      3.2  加強管理,保障安全

             按照“安全第一,預防為主”的原則,采取科學的安全管理措施,應用較為先進的技術手段,建立責權明確、覆蓋紙質檔案數字化全過程的崗位責任制。對數字化對象實行審批制,數字化各環節應有當事責任人的簽字,數字化成果按規范要求移交,確保檔案實體與信息安全。涉密檔案的數字化按照國家相關規定執行。

             對進行數字化的檔案實體,在拆裝、整理、修復等過程中,應遵循最小干預、保持原貌以及適應性、相似性與可逆性原則,最大限度減少數字化對檔案實體可能造成的損傷。

       

      3.3  凸顯憑證,確保利用

             紙質檔案數字化應遵循相應標準規范,采用適當的數字化技術,執行規范的質量控制體系,捕獲必要的元數據,準確的獲得數字化副本,確保數字化副本真實、完整、可靠、可用。紙質檔案數字化后,盡量以數字檔案副本代替紙質檔案提供利用,紙質檔案封存保管,一般不再提供利用。

       

      3.4  加強協調,夯實基礎

             紙質檔案數字化工作應明確責任主體,相關部門各負其責,協調配合,共同做好紙質檔案數字化工作。要落實好“數字化帶動戰略”,把夯實檔案基礎工作與數字化工作相結合,在數字化之前開展紙質檔案整理、鑒定、修復等前處理工作,提升紙質檔案管理水平,為提高紙質檔案數字化質量打好基礎。數字化加工可根據自身的實際條件,采取外包、自行加工等模式。

       

      4  組織及與管理

      4.1  管理制度

             應制定科學化、規范化的管理制度,并在工作過程中嚴格執行,以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化管理制度包括崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理、安全管理等方面制度。

       

      4.2  檔案數字化外包

              以外包形式進行紙質檔案數字化工作的,檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質;按照《文獻檔案資料數字化工作導則》(GB/T20530-2006)第5章的要求評估數字化加工企業的技術能力;從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。

             在項目實施工程中,應依據《檔案數字化外包安全管理規范》(檔辦發[2014]7號),從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。

             檔案部門應指派專人參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導,完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。

             數字化服務機構應接受委托單位及保密工作部門的保密審查和指導監督,每次招標完成后,數字化服務機構均應在開工前與委托單位簽訂保密協議。

      4.3  機構及人員管理

             應建立紙質檔案數字化工作組織,對數字化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等,確保數字化工作的順利開展。

             應配備具有相應能力的工作人員,包括熟悉檔案業務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員,熟悉相關標準規范并能夠為紙質檔案數字化工作各環節提供技術支持的技術人員,掌握一定數字化基礎知識并熟悉工作的操作人員等。

             應通過科學規范的管理制度,對工作人員進行規范化管理。檔案數字化加工人員上崗前應接受保密安全培訓,簽訂保密承諾書,并保持相對穩定。以外包方式數字化的,數字化服務機構對參加數字化工作人員,應進行身份登記和安全保密審查,并向委托單位備案。

       

      4.4  場所管理

             應配備專用加工場地,合理布局,形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等工作區域。

             數字化加工場所應配備覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等安全管理的設施設備。加工場所內安裝的監控攝像頭和錄像設備,應全程攝錄加工場,攝錄數據保存至少半年,委托單位應配備相關人員進行項目監管,健全監管日志。

             數字化加工場所應配備專門的儲物柜,用于工作人員存放私人物品。禁止數字化加工人員將個人手機、數碼拍攝設備、移動存儲介質,以及與工作無關的生活用品等帶入數字化加工場所。

             數字化加工場所禁止存放易燃、易爆物品。應制定消防預案,配備一定數量的手攜消防器材,定期、專人檢查。設置兼職消防安全員,實施消防安全員值日制度,發現安全隱患立即報告并采取適當措施。

       

      4.5  設備管理

             數字化加工過程中所使用的掃描儀、照相機、計算機及存儲等設備,應按照有關保密標準和保密要求進行管理。應根據所加工檔案的最高密級,確定計算機及其存儲介質的密級,并采取相應的保密技術防護措施,加強設備監管。

             數字化加工使用的計算機與相關設備組成專用網絡,并封閉外聯接口。禁止接入互聯網或其它公共網絡,禁止安裝具有無線互聯功能的硬件模塊和無線鼠標、鍵盤等外圍設備。采用外包方式加工的計算機、存儲設備和存儲介質,應在委托單位監督下進行數據銷毀或統一移交保管。

       

      4.6  檔案實體管理

             檔案實體在數字化加工過程中未經批準,不得查閱和借出。檔案調卷、還卷及數字化加工過程中各道手續應詳細登記備查,確保安全。數字化作業完畢的檔案應及時歸還庫房,暫存數字化加工場所的檔案應專人管理,妥善保存。

       

      4.7  介質管理

             應建立檔案數字化存儲介質臺賬并實行專人管理。對數據存儲光盤、硬盤等介質進行防護,防止造成彎曲、劃傷、破損等。

       

      4.8  成果管理

             按照相關規定制定管理制度,對備份數據定期檢查,確保數據的安全、完整和長期可用。

             數字化成果數據在提供出版、印刷、發布和網上傳輸時,應履行審批手續,并采用數字水印、電子標識、產品標志和數字加密等措施,以起到保護版權、鑒別真偽和安全通信等作用。

       

      5  基本環節

             紙質檔案數字化基本環節為數字化前期準備、數字化前處理、數字化掃描、數字化后處理、項目驗收及成果移交。

             紙質檔案數字化過程中,應以卷(盒)為單位填寫《檔案數字化加工流程單》。數字化完畢后,以全宗為單位整理、裝訂,歸入紙質檔案數字化加工項目檔案,便于檢查驗收及追溯倒查。

       

      6  檔案數字化前期準備

      6.1  數字化工作方案

             應在充分調研的基礎上,制定科學合理的數字化工作方案,確保紙質檔案數字化工作達到預定成效。紙質檔案數字化工作方案應包含數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。有必要的應對數字化工作方案組織專家論證,確保其科學、規范、合理。紙質檔案數字化工作應嚴格按照工作方案執行。

       

      6.2  數字化前審批

             紙質檔案數字化前要經過審批,按數字化加工批次填報《紙質檔案數字化審批書》,經領導審核同意后進行數字化。

       

      7  檔案數字化前處理

      7.1  檔案出庫

             紙質檔案數字化前,檔案保管部門應根據實際情況對紙質檔案的控制與開放項進行復審,確保其控制與開放信息的準確。

             調取檔案應嚴格辦理調卷手續,按要求填寫調卷單。檔案案卷要逐卷(件)清點,重點檔案須逐頁清點,并作好記錄。

             紙質檔案數字化過程中,應設置距離數字化加工場所較近的紙質檔案保管庫,并對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理,認真做好檢查、清點、登記工作,確保紙質檔案的安全。

       

      7.2  裝訂物處理

             已裝訂成冊,不去除裝訂物影響掃描的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時,應注意保護檔案不受損害。不去除裝訂物不影響掃描的檔案,應維持原樣。拆除裝訂物破壞檔案原件的,不得拆除裝訂物,應選擇其他方式采集數字化成果。杜絕數字化過程中野蠻拆卷。

       

      7.3  分件

             掃描前要將檔案拆分成件,件的劃分參照《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2015)的要求,同時確保文件齊全、完整。分件過程中,應在檔案數字化加工流程單上準確標注實體送裱頁、非掃描頁等信息。對文件的一般性修改稿、有正文的底稿、重復件及沒有保留意義的制表說明等可列為非掃描頁,重要文件的歷次修改稿及底稿應列入掃描范圍。

       

      7.4  編制頁號

             沒有編制頁號或編制頁號不規范的檔案應重新編制頁號。文書檔案正面編在右上角,背面編在左上角??萍紮n案正面編右下角,背面編在左下角。其他門類檔案按相關規定編制。凡有記錄信息的頁面都要編頁號,空白頁不編頁號。

             頁號要求連續、無缺號、重號,頁號清晰易于識別。對于以前存在的錯誤頁號則用橡皮擦掉,無法擦除的則用鉛筆劃掉重編。

       

      7.5  編目

             檔案尚未編目的,文書類檔案應按照武檔[2016]4號文的要求著錄,其他門類檔案參照《檔案著錄規則》(DA/T 18-1999)或行業標準的要求著錄,并制作檔案目錄。編目不規范的,在原目錄上修改。目錄錄入完成后重新打印新檔案目錄,原目錄保留在檔案中,裝訂在新目錄之后。

       

      7.6  填寫備考表

             案卷(盒)內有備考表的,在舊備考表上填寫。卷(盒)內沒有備考表,或舊備考記錄滿幅、破損,則加置新備考表,舊備考表放在新備考前的前面。檔案中有照片、輿圖、郵票、稅票,須在備考表中注明頁碼、張數,同時在目錄備注項中注明。

       

      7.7  檔案修復

             破損檔案數字化前須由專業技術人員進行技術修復,折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理,檔案修復應符合《檔案修裱技術規范》(DA/T25-2000)的要求。有條件的檔案館還應同時對珍貴檔案的字跡褪變、紙張脫酸進行處理。

       

      7.8  檔案前處理自檢

             逐卷(盒)檢查檔案前處理完成質量,自檢合格在數字化流程單中簽字確認,自檢不合格的應進行整改,直到通過自檢。

       

      8  檔案數字化掃描

      8.1  目錄建庫

             已有目錄數據庫的盡量使用原目錄數據庫;未建立目錄數據庫的要按規范確定著錄項,進行人工錄入建立檔案目錄數據庫,文書類檔案數據庫應符合武檔[2016]4號文的要求,其他門類檔案參照檔案部門統一標準或行業標準,不符合要求的應對數據庫結構和目錄數據進行相應的修改和清理。

             目錄錄入時,應根據相關規范完善前端校驗,對錄入目錄的質量進行控制。掃描完成后,對照檔案影像進行核對,發現不規范的目錄應進行修改或重錄。

       

      8.2  檔案掃描

      8.2.1  選擇掃描儀

             掃描設備的選擇應注意對檔案實體的保護,盡量選擇對檔案實體破壞小的設備進行數字化。根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描,大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺。紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描方式,以提高工作效率。

       

      8.2.2  掃描參數

             為最大限度保留檔案原件信息,便于多種方式利用,宜全部采用彩色模式進行掃描。頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案,應采用彩色模式進行掃描。頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進行掃描。頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。

             掃描分辨率不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時,建議掃描分辨率不小于300dpi。常用利用方式分辨率參考下表。

       

      檔案字跡

      利用方式

      分辨率建議

      一般

      一般應用

      200dpi及以上

      文字偏小

      一般應用

      300dpi及以上

      一般

      OCR識別

      200dpi及以上

      COM輸出

      300dpi及以上

      印刷出版

      400dpi及以上

      仿真復制

      600dpi及以上

           

       

             紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF(建議使用單頁TIFF)、JPEG或JPEG2000等通用格式,圖像壓縮率可根據實際需求而定。數字圖像利用時,可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間等方面綜合考慮,將圖片轉換為PDF等其他格式。圖像存儲格式選用應前后一致。

      8.3  元數據捕獲

             為確保紙質檔案數字副本真實、完整、可靠與可用,數字化系統應自動記錄數字副本生成環境的元數據,元數據同著錄項一起保存在目錄數據庫中。不具備自動捕獲元數據功能或捕獲元數據不規范的數字化系統應進行升級完善。數據項不便于自動捕獲的,可采取手工著錄與系統批量賦值相結合的方式。元數據采集項目及要求見下表。

       

       

             紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF(建議使用單頁TIFF)、JPEGJPEG2000等通用格式,圖像壓縮率可根據實際需求而定。數字圖像利用時,可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間等方面綜合考慮,將圖片轉換為PDF等其他格式。圖像存儲格式選用應前后一致。

      8.3  元數據捕獲

             為確保紙質檔案數字副本真實、完整、可靠與可用,數字化系統應自動記錄數字副本生成環境的元數據,元數據同著錄項一起保存在目錄數據庫中。不具備自動捕獲元數據功能或捕獲元數據不規范的數字化系統應進行升級完善。數據項不便于自動捕獲的,可采取手工著錄與系統批量賦值相結合的方式。元數據采集項目及要求見下表。

       

      序號

      元數據項

      字段名稱

      元數據描述

      1

      數字化時間

      digitization _time

      記錄紙質檔案數字化的起止時間

      2

      數字化對象描述

      object_ description

      記錄需要特別說明的案卷物理特征等信息

      3

      數字化授權信息

      license_info

      記錄紙質檔案數字化審批信息等

      4

      色彩空間

      color_space

      記錄掃描圖像所應用的色彩空間

      5

      掃描分辨率

      scan_resolution

      記錄掃描分辨率

      6

      掃描色彩模式

      color_mode

      記錄掃描色彩模式

      7

      存儲格式

      storage_format

      記錄掃描數字圖像存儲格式

      8

      存儲路徑

      storage_path

      記錄紙質檔案數字圖像的存儲相對路徑

      9

      掃描設備類型

      device_type

      記錄紙質檔案數字化所用掃描設備的類型

      10

      掃描設備制造商

      device_manufacturer

      記錄紙質檔案數字化所用掃描設備的制造商

      11

      掃描設備型號

      unit_type

      記錄紙質檔案數字化掃描設備的型號

      12

      數字化軟件名稱

      software_name

      記錄紙質檔案數字化所用軟件的名稱

      13

      數字化軟件版本

      software_version

      記錄紙質檔案數字化所用軟件的版本

      14

      數字化軟件生產商

      software_producer

      記錄紙質檔案數字化所有軟件的生產商

      15

      閱讀所需硬件條件

      hardware_condition

      記錄紙質檔案數字化成果閱讀所需的軟硬件條件

      16

      數字化成果移交接收信息

      transfer_info

      記錄紙質檔案數字化成果的移交接收信息

       

       

      8.4  圖像處理

             使用圖像處理軟件對掃描生成的圖像做批量或手動的旋轉、糾斜、剪邊、去噪等處理,保證電子圖像居中、清晰、端正。圖像處理后圖像信息與原檔案內容完全一致,不刪除原面任何有用信息。

       

      8.5  圖像存儲

             應以檔號為基礎為數字圖像命名,圖像命名應確保唯一性。掃描文件按照檔號.頁號的形式命名。圖像文件在存儲器中存儲時,應建立有邏輯層級關系的文件路徑。一般參照檔號構成方式選擇存儲路徑。

       

      8.6  圖像掛接

             紙質檔案數字化形成的目錄數據與圖像數據,以在線或離線方式加載到數據服務器。其中,數字圖像通過自動搜索對應的目錄數據,加入對應的電子地址數字圖像文件名,完成目錄數據與其關聯的數字圖像批量、快速掛接。

       

      8.7  圖像稿本標識

             為便于數字檔案信息的利用,確保敏感信息不外泄,有必要將數字檔案圖像劃分稿本,并將稿本信息存儲在數據庫中,以對應不同的利用需求。按每頁圖像在檔案中所屬的稿本進行劃分成A、B兩部分,A為正文(含無正文定稿)及附件,B其他(包括處理簽、定稿、草稿)。

       

      8.8  檔案數據自檢

             完成上述流程后,要對數據質量逐條進行檢查,不合格要及時更正。數據自檢有三方面內容,一是核對目錄數據及元數據是否完整、內容是否規范。二是將經過圖像處理后的電子圖像與檔案原件對比,保證圖像字跡清晰、原版原貌。三是核對檔案目錄數據及元數據與原文是否掛接正確。

       

      9  檔案數字化后處理

      9.1  檔案裝訂還原

             紙質檔案掃描完成后,要進行細致認真的還原裝訂。傳統檔案采用“三孔一線”方式裝訂,保持案卷不掉頁、翻口邊和底邊整齊。單份文件按照DA/T22-2015的要求裝訂。原檔案卷皮破損的一律換新卷皮。對于特別珍貴檔案,可嘗試不裝訂還原,封存保管。

             裝訂完成后,應對檔案實體還原情況進行檢查。逐卷(盒)清點檔案實體,要求檔案100%不缺失。如有順序錯誤、文件顛倒等情況,須重新進行處理。自檢合格后在數字化加工流程單中簽字確認。

       

      9.2  檔案實體驗收入庫

             檔案入庫前,檔案保管部門應逐卷(盒)檢查檔案實體,若檔案還原存在問題,則該批次檔案退回整改,直到通過驗收,履行檔案入庫手續,方可入庫,檔案保管部門開具該批次檔案通過驗收的證明。

       

      9.3  數字化工作文檔整理

             紙質檔案數字化過程中形成的工作文檔應進行系統歸檔、整理,應歸檔的數字化工作文檔包括:數字化工作方案、項目招投標文件、中標通知書、項目合同、數字化加工人員名單、設備清單、紙質檔案原件數字化審批書、檔案出入庫交接單、數字化加工流程單、檔案數據質量登記單、檔案數據質量驗收報告單、檔案實體驗收證明、安全檢查記錄及數字化加工現場日志等。待項目驗收后,還要歸檔項目鑒定驗收報告、數字化成果移交清單等。

       

      10  數字化成果驗收

      10.1  驗收對象

             己完成數字化的所有檔案數據,包括目錄數據及元數據、圖像文件及檔案實體。

       

      10.2  驗收方式

             數字化成果驗收分階段驗收和總體驗收。

             階段驗收:完成一定量(單個全宗或若干全宗)檔案數字化任務后,檔案部門組織人員對檔案數據進行驗收。

             總體驗收:數字化工作全部完成后(可按項目或年度任務),檔案部門組織人員對全部紙質檔案數字化成果進行驗收。

       

      10.3  驗收流程

             完成一定量紙質檔案數字化后,數字化部門向檔案部門提出階段驗收申請,填寫《紙質檔案數字化數據質檢申請單》。檔案部門組織人員對檔案數據進行隨機抽檢,抽檢比率應不低于20%,對比各項指標檢查檔案數據質量,在《檔案數據質量檢查登記單》上記錄抽查結果,統計填寫《檔案數據質量驗收報告單》。階段驗收不合格,則該批檔案返還整改,直至通過階段驗收。

             紙質檔案數字化工作全部完成,檔案數據全部通過階段驗收,且并庫試運行一段時間無質量問題,可申請總體驗收。檔案部門組織人員對所有檔案數據進行抽檢,比率不低于3%。不通過要進行整改。通過抽檢后,組織專家評審會進行驗收評審。

       

      10.4  驗收指標

             目錄數據及元數據、圖像數據、數據掛接等存在質量問題時,抽檢標記為“不合格”。抽檢項目及指標:

             檔案實體:檔案整理、裝訂還原情況,完好率≥98%,檔案原件100%不缺失。

             圖像數據:圖像質量情況完好率≥98%,漏掃率≤1%,圖像文件的命名差錯率≤0.5%。

             目錄數據及元數據:以條目為檢查單位,檔號、題(人)名、密級、控制標識等關鍵字段正確率99.5%(原件字跡潦草、不清的,不計算在內),其余字段錄入正確率≥98%。

             數據掛接:掛接正確率100%。

             數字化項目文件:數字化工作檔案收集齊全,整理規范,便于查閱。

       

      11  數據備份

      11.1  備份范圍

             對驗收合格的紙質檔案數字化成果數據及時進行備份,包括檔案目錄數據及元數據、原文數據。

       

      11.2  備份方式

             采用在線、離線相結合的方式進行多套、異質備份。離線備份載體應選擇檔案級光盤,備份三套,分別標識為A、B、C(A為封存保管、B為提供利用、C為異地備份)。每張光盤只能刻錄一個全宗的檔案數據,一個全宗可跨多張光盤。

       

      11.3  數據校驗

             對備份數據進行必要的檢驗,包括數據能否打開、數據信息是否完整、數據內容是否準確等。

       

      11.4  備份標簽

             數據備份后,應在相應備份介質的封套(盒)上編制《檔案數字化成果數據備份標簽》。

       

      12  成果移交

      12.1  移交內容

             檔案目錄數據及元數據、檔案數字化全文數據和整理完畢的數字化工作文檔。數字化成果因利用需求要轉化為其他格式的,數字化部門還應批量轉換后再移交。

       

      12.2  移交驗收

             紙質檔案數字化成果數據移交時,接收方應進行驗收。驗收內容為:移交的載體是否完好、清潔,是否無劃痕、無損傷、無病毒;數據內容是否完整、規范、準確等。

       

      12.3  移交手續

             紙質檔案數字化成果數據移交時,填寫《檔案數字化成果移交接收登記表》,一式兩份,由交接雙方共同簽署,完善手續,分別保管。

       

       

       

       


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